Диаграмма сродства

Эта диаграмма служит для определения причин нарушения процесса и их систематизации для облегчения поиска мер, которые направлены на их исключение. Например, важной задачей для компании является нахождение правильных методов осуществления научных исследований и разработок с учетом условий, которые складываются в современном обществе в "эпоху высокоэффективных технологий". При этом важным оказывается вопрос, как изменить существующую систему обеспечения качества, чтоб она соответствовала новым требованиям. Каждая такая тема характеризуется множеством словесных данных. Диаграмма сродства представляет собой метод систематизации основных проблем, требующих решения, подобранных по принципу сродства того количества словесных данных, которое относится к этим проблемам.

Принципы создания диаграммы сродства и определения основных нарушений процесса с целью принятия мер по их устранению приведены на Рисунке 1.

Рисунок 1 - Принцип построения диаграммы сродства

Как видно из рисунка, диаграмма сродства является творческим средством организации больших количеств устных данных, таких как идеи, пожелания потребителей или мнения групп, участвующих в обсуждаемой проблеме по принципу сродства различных данных, и иллюстрирует скорее ассоциации, чем логические связи.

Создавать диаграмму сродства предпочтительнее группой. Опыт показывает, что удобно использовать группу, которая состоит из 6-8 человек, имеющих предварительный опыт совместной работы.

Создание диаграммы может быть следующим.

Определить предмет или тему, которая станет основной для сбора данных.

Собрать данные, которые группа произведет во время "мозгового штурма" вокруг насущной проблемы. Важным является то обстоятельство, что эти данные должны быть собраны беспорядочно. Каждое сообщение может регистрироваться на карточке каждым участником.

Затем задача состоит в том, чтоб сгруппировать родственные данные вместе по направлениям различных уровней согласно принципам Рисунка 1.

Нужно найти карточки, которые кажутся родственными в некоторой степени, положить эти карточки вместе. И повторить этот шаг снова.

Эту работу желательно проводить в тишине, избегая ненужных дискуссий. Во время этого процесса будут обнаружены расхождения мнений в отношении взаимосвязи различных данных. Однако опыт подсказывает, что наибольшая часть конфликтов рассеется в последующей работе.

Закончить работу нужно, когда все данные будут приведены в порядок, т.е. собраны в предварительные группы сродственных данных, когда вышеупомянутые конфликты будут разрешены во время дискуссии.

Необходимо найти направленность каждой группы данных. Эта направленность должна в некотором смысле резюмировать сродство каждой группы данных. Это можно сделать иначе, выбирая одну карточку из группы и устанавливая ее во главе или формируя новую направленность.

Эту процедуру можно повторить с резюмированием ведущих направлений, таким образом создавая иерархию. Анализ заканчивают, когда сгруппируют данные в соответствии с подходящим количеством направлений.

На Рисунке 2 приведен пример части диаграммы сродства, построенной на основе поставленного вопроса: "Что характеризует привлекательную и надежную компанию?"

Рисунок 2 - Диаграмма сродства, построенная в соответствии с поставленным вопросом: "Что характеризует привлекательную и надежную компанию?"

Диаграмма связей

Диаграмма служит инструментом, который позволяет выявить логические связи между основной идеей или различными данными.

Задачей этого инструмента управления служит установление соответствия основных причин нарушения процесса, с использованием диаграммы сродства, тем проблемам, которые требуют решения.

Следует отметить, что есть некоторое сходство между диаграммой связей и причинно-следственной диаграммой.

На Рисунке 3 приведен принцип построения диаграммы связей.

Рисунок 3 - Принципы построения диаграммы связей

Так же, как и для диаграммы сродства, работа над диаграммой связей должна проводиться в соответствующих группах. Важным является то, что исследуемый предмет должен быть сначала определен. Основные причины, требуемые для работы, можно сгенерировать, например, из диаграммы сродства или причинно-следственной диаграммы.

На Рисунке 4 в качестве примера показаны части диаграммы связей при решении проблем "недостатка понимания служащими компании необходимости продолжения качественных усовершенствований".

Рисунок 4 - Диаграмма связей, построенная в соответствии с возникшей проблемой: "неполное понимание сотрудниками необходимости улучшения качества работы".

Древовидная диаграмма

Эта диаграмма используется в качестве метода системного определения оптимальных средств решения возникших проблем и строится в виде многоступенчатой древовидной структуры, элементами которой являются различные средства и способы решения.

Принцип построения древовидной диаграммы показан на Рисунке 5 .

Рисунок 5 - Принцип построения древовидной диаграммы.

Древовидная диаграмма, созданная группой, является наиболее продуктивной. Процедура ее создания похожа на описанную для диаграммы сродства, однако здесь очень важно то, что предмет (проблема и т.п.), который должен исследоваться, точно определен и распознан.

На Рисунке 6 показан пример построения древовидной диаграммы для решения проблемы, поставленной потребителем по "легкости в обращении" с регулировочным гаечным ключом.

Рисунок 6 - Древовидная диаграмма пожелания потребителя "легкость в обращении", которое относится к регулировочному гаечному ключу.

Древовидная диаграмма может использоваться, например, в таких случаях:

Когда неясно сформулированные пожелания потребителя в отношении продукта преобразуются в пожелания потребителя на управляемом уровне;

Когда необходимо исследовать все возможные части, касающиеся проблемы;

Когда краткосрочные цели должны быть достигнуты раньше результатов всей работы, т.е. на этапе проектирования.

Цель метода «Диаграмма сродства» - выявление взаимосвязей между отдельными идеями и решениями, которые на первый взгляд не имеют ничего общего. Это достигается путем группировки идей и решений и выявления глубинных взаимосвязей между полученными группами. Этот метод также называют KJ-методом, латинские буквы К и J- это инициалы создателя предшественника данного метода японского антрополога Дзиро Кавакита (англ. Jiro Kawakita ).

Диаграмма сродства обеспечивает общее планирование. Это творческий инструмент, который помогает уяснить нерешенные проблемы, раскрывая ранее невидимые связи между отдельными частями информации или идеями, путем сбора из разных источников бессистемно изложенных устных данных и их анализа по принципу взаимного сродства (ассоциативной близости).

Алгоритм создания диаграммы сродства

1. Участники собираются в комнате с большой доской. Тема обсуждения записывается в верхней части доски. Тема должна быть сформулирована кратко и простым языком, чтобы исключить ее двоякие трактовки. Необходимо убедиться, что все участники процесса правильно понимают заданную тему.
2. Выдвигаемые идеи или решения определяются методом . Идеи необходимо формулировать кратко и лаконично, и записывать их на стикерах. Стикеры приклеиваются на доску в произвольном порядке.
3. До начала любых дискуссий участники должны передвигать стикеры по доске так, чтобы получились группы взаимосвязанных идей. Обычная стикеры передвигаются по доске много раз, пока не займут нужных мест. В зависимости от числа выдвинутых идей, вся процедура может занять до часа времени. Однако, в некоторых случаях, время, отведенное для упорядочивания идей, можно установить достаточно продолжительным, например, целый рабочий день, несколько дней или неделя. В течение всего этого времени участники могут подходить к доске и перемещать стикеры в соответствии с их видением проблемы и ее решения.
4. По окончании процедуры группировки стикеров участники обсуждают окончательную форму результата. С учетом полученных объяснений, почему те или иные стикеры оказались на конкретных местах, возможны еще дополнительные перемещения стикеров. Общее число полученных групп не должно превышать 5-10. Важно дать каждой группе стикеров название. Большие группы можно поделить на подгруппы более низких уровней.
5. Теперь можно составить искомую диаграмму сродства. Для этого выделенные группы вместе с названиями заключаются в прямоугольники. Прямоугольники соединяют стрелками для указания связей между группами.
6. Заключительный этап - оценка полученной диаграммы сродства с учетом ее дальнейшего использования. В группах (прямоугольниках) содержатся различные предлагаемые решения рассматриваемой проблемы. Эти решения могут влиять друг на друга. Следовательно, предлагаемые решения проблемы должны рассматриваться во взаимосвязи при разработке процессов по совершенствованию.

Пример применения диаграммы сродства

Библиотека получает большое количество негативных отзывов клиентов о качестве обслуживания. Для анализа ситуации решили использовать диаграмму сродства. В состав группы были включены библиотекари. Участники эксперимента (шесть библиотекарей различного возраста, представляющих различные отделы библиотеки) сначала определили предмет исследования. Они формулировали его название с таким расчетом, чтобы получить в результате рекомендации для проведения мероприятий по повышению удовлетворенности обслуживанием клиентов библиотеки. После мозгового штурма доска со стикерами, наклеенными в случайном порядке, выглядела так, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1. Идеи, расположенные в случайном порядке

После первой попытки сгруппировать идеи, длившейся примерно час, стало ясно, сразу сейчас это сделать не удастся: слишком много сил и энергии отнял мозговой штурм. Поэтому вся информация на доске сохранялась в неизменном виде в течение двух дней. Все это время библиотекари часто подходили к доске, чтобы изменить положение стикеров. Результирующая диаграмма сродства показана на рисунке 2.

Стрелки на диаграмме показывают связи между отдельными элементами, которые оказалось невозможным поместить в какую-либо группу. Это упражнение позволило разработать подходящие меры. Все имеющиеся идеи и решения были разбиты на группы (когорты), в которые включались идеи, имеющие внутренние связи.

Последующая работа была спланирована так, чтобы одновременно принималась во внимание только одна группа идей.

Рисунок 2. Результат группировки идей по сродству

Просмотры: 3 102

Иначе KJ-метод, в честь создателя метода японского ученого Jiro Kawakita. Входит в состав семи новых инструментов качества.

Назначение и цели

Систематизация большого объема нечисловой (словесной) информации, выявление связей между проблемами и путями их решения.

Упорядочение анализируемых данных необходимо для лучшего понимания проблемы и подготовки оптимального плана их устранения.

Область применения

Построение диаграммы сродства целесообразно в случаях, когда:

1. Требуется провести анализ большого объема информации;
2. Пути решения проблем не являются очевидными для всех заинтересованных лиц;
3. Необходимо согласование со стороны задействованных специалистов.

Диаграмма сродства не подходит для работы со слишком большим объемом информации. Несколько десятков объектов лучше анализировать, используя методы логического анализа.

Суть метода и процедура построения диаграммы

Данные, собранные из различных источников, анализируются на предмет схожести и отображаются на диаграмме блоками, соединенными стрелками, как изображено на рисунке 1.

Для построения диаграммы сродства требуется:

1. Собрать работников, задействованных в решении задачи;
2. Анализируемый вопрос описать одним предложением, в котором должно быть от 5 до 9 слов, в том числе глагол и существительное;
3. Организовать «мозговой штурм» для определения главных проблемных факторов;
4. Записать полученные данные на карточки, распределить их по схожести. Каждой группе родственных данных присвоить имена, формируя иерархичную структуру.

Примеры

Диаграмма сродства требований потребителей к Nokia6210

(рисунок 2)

Диаграмма сродства требований потребителей к качеству лент

(рисунок 3)

Диаграмма сродства для анализа причин возникновения дефектов асфальтобетонного покрытия

Диаграмма сродства - метод, который разработан для отыскания проблемы или для облегчения понимания какой-либо идеи, благодаря соединению лингвистических данных, ассоциативно связанных друг с другом .

Этот метод выражает факты, мнения или идеи еще хаотической или неопределенной проблемы, описывающейся словами (лингвистические данные), и объединяет эти данные по ассоциациям в диаграмме сродства таким образом, чтобы отыскать проблему, сделать прогноз на будущее или облегчить понимание идеи.

Метод диаграммы сродства, берущий свое начало от метода Кей Джи, разработанного доктором Дзиро Кавакита, был назван так для отличия от исходного метода, имеющего свою зарегистрированную торговую марку.

Общий вид диаграммы сродства и определения основных нарушений процесса с целью принятия мер по их устранению приведен на рис. 9. Процесс создания диаграммы является творческим средством организации значительных качеств данных, таких как идеи пожелания потребителей или мнения участников обсуждаемой проблемы по принципу сродства различных устных данных, и иллюстрирует ассоциации, а не логические связи.

Метод диаграммы сродства применяется как средство получения информации, необходимой для достижения цели таким образом, чтобы процесс объединения, показанный на этой диаграмме, обеспечивал лучшее понимание проблемы и в результате более эффективное решение с помощью группового мышления.

Метод диаграммы сродства влияет на следующие виды мыслей:

уяснить положение, которое должно быть,

уяснить основную проблему,

упорядочить мысли,

предвидеть будущее, думать непосредственно о решении проблемы.

Рис. 9. Принцип построения диаграммы сродства

Этот метод лучше всего применять для общих формулировок проблем, касающихся любых улучшений и изменений отдельных процессов или деятельности организации в целом. Процесс построения диаграммы состоит из нескольких шагов.

Шаг 1 После этапа постановки проблемы (или определения предмета или темы рассмотрения), которая станет основой для обсуждения в группе, необходимо провести мозговой штурм с целью сбора данных для построения диаграммы сродства. Данный метод предполагает не только устную работу, но и работу с карточками, поэтому к нему необходимо подготовиться заранее.

Участникам раздаются карточки (или небольшие листки бумаги) и каждому члену группы присваивается условный порядковый номер. На доске размещают большие листы бумаги. Поступающие в ходе мозгового штурма идеи ведущий фиксирует на больших листах друг под другом, присваивая каждой порядковый номер.

При фиксировании предложения, номер которого соответствует конечному числу участников группы, следующую идею ведущий фиксирует под цифрой 1 напротив первого предложения первого столбика и создает следующий, присваивая порядковые номера каждой последующей идее. Далее создаются подобные столбики из поступающих идей, число строк которого равно числу участников группы.

Например, количество участников в группе - 5 человек. Тогда идеи на листах следует располагать, как показано на рис. 10. 1. . . 1. . . 1. . . 2. . . 2. . . 2. . . 3. . . 3. . . 3. . . 4. . . 4. . . и т.д. 5. . . 5. . . Рис. 10. Принцип расположения идей на доске

Далее каждый участник группы переписывает на отдельных карточках идеи с доски под соответствующим ему номером. Например, участник, которому присвоен номер 3, должен зафиксировать на отдельных карточках все идеи, которым соответствует цифра 3.

Шаг 2 На данном шаге необходимо сгруппировать родственные данные по направлениям различных уровней согласно принципам, приведенным на рис. 9. Эта компиляция может быть осуществлена следующим образом: 1.

Ведущий выбирает первую идею из списка и просит участников найти на своих карточках идеи, которые кажутся родственными между собой в некоторой степени. 2.

Группе предлагается определить общий заголовок для сгруппированных идей. После определения заголовка, он фиксируется на листе бумаги, в который вкладываются относящиеся к нему карточки. 3.

после выбора для группировки идей из общего списка, ведущему необходимо как- либо отметить их на больших листах бумаги, чтобы уже не рассматривать их далее.

Затем группа аналогичным образом группирует родственные данные и присваивает им заголовки.

Шаг 3 Группа должна рассмотреть заголовки определенных ими групп и

попробовать объединить какие-либо из них под общим заголовком. Тема заголовка должна в некотором смысле резюмировать сродство между выбранными группами данных. Эту процедуру необходимо повторить с выделением ведущих направлений, таким образом, создавая иерархию.

Анализ заканчивают, когда участники сгруппируют данные в соответствии с подходящим количеством и уровней ведущих направлений в соответствии с принципами построения диаграммы сродства (рис. 9).

Необходимо заметить, что можно начинать группировку родственных данных с определения заголовков уровней иерархии. Выбирая первую идею из списка для дальнейшей группировки, группа может дать название уровню, к которому будет относиться эта идея, и далее выбирать родственные данные, ориентируясь на заголовок.

Рассмотрим процесс построения диаграммы сродства на примере компании - оператора сотовой связи. Компания долгое время была лидером на региональном рынке, но затем появились два серьезных конкурента. Группа по решению проблем компании сформулировала общую тему для обсуждения следующим образом: «Увеличение продаж услуг сотовой связи в условиях присутствия на региональном рынке серьезных конкурентов».

После проведении мозгового штурма были определены основные причины, влияющие на сформулированный результат. На основании полученных данных группа построила диаграмму сродства (рис. 11).

Рис. 11. Диаграмма сродства постановки проблемы «Увеличение объема продаж...»

---