Нормативным документом, отражающим структуру организации, ее штатный состав и численность, в соответствии с ее уставом является штатное расписание. Изменения штатного расписания могут быть осуществлены только на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
Решение о внесении изменений в штатное расписание принимается работодателем (руководителем организации или ИП). Данное решение должно быть закреплено . Унифицированной формы названного приказа законодательством не предусмотрено. Следовательно, у работодателя возникает право разработать ее самостоятельно. Подписание приказа об изменении штатного расписания производится руководителем или другим уполномоченным на это лицом организации.
Изменения могут касаться следующих положений штатного расписания:
- исключение вакантной должности или нескольких должностей, подразделений в связи с какими-либо организационными изменениями в работе работодателя;
- ввод новых должностей, если принято решение о расширении производства или увеличении объема оказываемых услуг либо выполняемых работ;
- сокращение штата работодателя;
- изменение размера окладов сотрудников;
- переименование подразделений и должностей.
Работодателем также может приниматься решение об иных основаниях изменения штатного расписания.
Обращаем внимание, что у работодателя есть обязанность ежемесячного предоставления сведений о наличии вакантных должностей (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1). Такая информация предоставляется в органы службы занятости.
Приведенная ниже Таблица содержит информацию о возможных основаниях внесения изменений, а также основных этапах, которые необходимо пройти работодателю при принятии решения о внесении изменений в штатное расписание.
| Основания внесения изменений в штатное расписание | Порядок (процедура) внесения изменений в штатное расписание | Обязанность ознакомления работников организации или ИП с вносимыми изменениями в штатное расписание |
| 1. Дополнение штатного расписания путем введения новых должностей и структурных подразделений | Создание приказа (проекта приказа) о вводе новых штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
| не предусмотрено |
| 2. Исключение вакантных должностей | Создание приказа (проекта приказа) об исключении штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
| не предусмотрено, так как данные должности не заняты |
| 3. Сокращение штата |
| Письменное уведомление работников не менее чем за 2 месяца до даты вступления в действие нового штатного расписания/внесенных в него изменений (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) и предложение вакантных должностей увольняемым работникам (ч. 3 ст. 81 , ст. 82 , и 180 ТК РФ (далее по тексту — ТК РФ)). Из приведенной нормы следует, что произведенные изменения не могут вступить в силу ранее чем через 2 месяца с момента уведомления. |
| 4. Изменение окладов работников | Изменение размеров окладов, прописанных в штатном расписании, ведет к изменению условий трудовых договоров в части установления размера оплаты труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ и абз. 3 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). А такое изменение по инициативе работодателя возможно только в случае, если осуществилось изменение каких-либо организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Перед внесением таких изменений работодатель обязан провести ряд мероприятий, а именно уведомить работников о:
| Срок уведомления — не позднее чем за 2 месяца до вводимых изменений. Если работник отказывается трудиться в измененных условиях, то трудовое законодательство предписывает работодателю обязанность предложить ему другую имеющуюся у него работу (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). Причем сделать это необходимо в письменной форме. Если такой работы нет или работник не согласен с предложенными вариантами, то трудовой договор с работником расторгается (пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). |
| 5. Переименование должностей и подразделений | Создание приказа (проекта приказа) о переименовании должностей и подразделений, в котором прописана следующая информация:
| Срок уведомления — не позднее 2-х месяцев до вводимых изменений. Форма уведомления - письменная. Если работник не согласен с предложенными условиями, то работодатель обязан предложить другую имеющуюся работу. Если такой работы нет или работник не согласен работать на предложенных условиях либо трудиться на имеющейся должности, то трудовой договор с работником расторгается ( |
Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания
Изменение окладов
Штатное расписание - это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.
Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма
Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должно сть есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.
Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.
В ТКРФ нет прямого требования о наличие штатного расписания в каждой организации, однако в постановление Госкомстата России от 05.01.04 №1 предусмотренно, что унифецированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т.ч. форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности
Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Форма приказа об утверждении штатного расписания дана ниже.
До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания - форму Т-3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Приведем пример заполнения штатного расписания.
Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:
- ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
- ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Внесение изменений в штатное расписание
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.
Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание дана ниже.
Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:
1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи дан ниже.
Согласно ст. 72 ТК РФ перевод - это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.
Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем - письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.
Ниже представлена схема оформления документов при переводе сотрудника и схема внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.
При введении новой должности в штатное расписание вносятся соответствующие корректировки. Чаще всего это связано с производственной необходимостью (реорганизация, расширение сферы деятельности).
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Новые должности также вводят для разгрузки работников: один сотрудник часто выполняет несколько функций, входящих в обязанности различных специалистов. Например, бухгалтер дополнительно выполняет работу кадрового инспектора или секретаря.
Нормативная база
Штатное расписание представляет собой нормативный документ организации, описывающий структуру, штат и число сотрудников с указанием размера зарплаты для каждой должности (письмо Роструда от 22 марта 2012 года№428-6-1).
В Трудовом кодексе отсутствует точное определение документа, более того он вообще не требует его ведения.
Основной нормативно-правовой акт, на который нужно ориентироваться при заполнении штатного расписания – Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 об утверждении форм первичных документов в кадровом делопроизводстве.
Основания
Корректировки в штатное расписание вносятся на основании приказа руководителя. Участие в подготовке проекта также принимают специалисты кадровой службы.
Директор отдельным сотрудникам дает устное распоряжение, в соответствии с которым составляется приказ о введении должностей, после чего документ подтверждается его личной подписью.
Необходимость изменения должностного состава может быть вызвана увеличением объема работ на предприятии, внедрением нового направления деятельности, мероприятиями по повышению эффективности структурного подразделения или всей организации и т. д.
Как ввести новую должность в штатное расписание в 2019 году?
Процедура введения новой должности заключается в нескольких этапах, объединяющих организационные мероприятия и документальное оформление.
Порядок действий, этапы и правила
Определение необходимости добавления штатной единицы
Это самый ответственный и сложный момент во всей процедуре.
Для увеличения штата должны быть веские аргументы, поэтому нужно проанализировать стандарт выполнения отдельных обязанностей с объемом работы будущей должности.
Сначала нужно собрать статистическую информацию касаемо вводимой должности (виды работ, функции сотрудника, временные затраты и т. д.). Расчет проводится на основании норм выработки, предусмотренных для конкретной работы.
Если в организации нет своей системы нормирования труда, можно воспользоваться стандартами Министерства труда.
Пример:
Ввиду расширения производственной деятельности фирме понадобился секретарь-делопроизводитель. В штате такой вакансии нет, и функции секретаря выполняют несколько работников.
По подсчетам, за месяц в организации примерно обрабатывается:
- 150 единиц входящих документов;
- 160 единиц служебной корреспонденции;
- 50 распоряжений руководства;
- 60 обращений контрагентов;
- дополнительно: 100 телефонных звонков.
Для определения трудозатрат на ведение документов и обработку звонков можно обратиться к Постановлению Министерства труда №23.
В соответствии с этим документом, нормы времени на работу с документами составляют:
| Выполняемая функция | Число обрабатываемых за месяц единиц | Нормы часов | Всего затрачивается |
| Входящие документы | 150 | 0,065 | 9,8 |
| Служебные документы | 160 | 0,065 | 10,4 |
| Распоряжения руководства | 50 | 0,08 | 4 |
| Обращения контрагентов | 60 | 0,083 | 5 |
| Звонки | 100 | 0,2 | 20 |
| Всего | 520 | 49,2 |
Таким образом, при выполнении только перечисленных выше функций у работника за месяц будет уходить около 50 часов.
Кадровики интересуются, можно ли ввести 0,25 ставки для таких сотрудников?
Законодательством это не запрещено: в зависимости от объема предполагаемого объема работ можно установить 0,5 ставки, 0,75 или 0,25. Аналогично нужно рассчитать трудозатраты по категориям работ на вводимой вакансии.
Если текущая нагрузка работника превышает число рабочих часов за месяц, введение должности вполне обосновано.
Оформление новой должностной инструкции
На основании расчета трудозатрат определяются и корректируются нормативы функций, которые будет выполнять новый работник.
После этого осуществляется подготовка проекта должностной инструкции.
Составление докладной записки на имя руководителя
Новую должность вводят в конкретное структурное подразделение, следовательно, записку на имя директора пишет начальник этого отдела.
В документе нужно подробно описать обоснование введения новой вакансии. Приложением к записке является проект должностной инструкции.
Издание приказа
В документе указывается отдел, для которого вводится должность, а также информация о размере зарплаты.
Дата введения вакансии может не совпадать с датой приказа, поэтому изменения могут вводиться позже.
Корректировка штатного расписания
Ознакомление сотрудников под роспись с нововведениями не требуется.
Для одной должности
Порядок корректировки штатного расписания Трудовым кодексом не регламентирован. Если вводится только одна вакансия, можно воспользоваться инструкцией, представленной выше.
Таким образом, действия работодателя сводятся к изданию приказа, составлению новой должностной инструкции, изменению штатного расписания и найму сотрудника.
Для отдела
Если изменения носят массовый характер, проще составить новое штатное расписание. Документ разрабатывается кадровой службой и утверждается руководством.
Как выбрать названия?
В соответствии с Трудовым кодексом, название новой вакансии должно соответствовать действующему квалификационному справочнику, утвержденному в установленном законом порядке (Постановление Правительства РФ №787).
Если вводимая должность не связана с особыми ограничениями и гарантиями, руководитель может самостоятельно определить наименование специальности независимо от того, есть такое название в справочнике или нет.
Об обязательности точного соответствия названия должности справочнику и профстандартам говорится в двух статьях ТК РФ:
- ст. 57 (предоставление конкретным должностям дотаций и льгот, наличие ограничений);
- ст. 195.3 (применение профстандартов).
Документальное оформление
Процедура введения должности должна быть оформлена в установленном законом порядке.
Для этого издается приказ об изменении штатного расписания, разрабатывается должностная инструкция, затем вносятся сами дополнения.
Штатное расписание составляется по форме Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата №1). В случае необходимости работодатель может разработать собственную форму (Письмо Роструда №1487-6-1-ПГ от 14.02.2013 г.).
Приказы
Приказ о введении должности не имеет регламентированной формы, однако при его оформлении нужно руководствоваться требованиям Госстандарта Р 6.30-2003.
- в названии документа нужно указать, что корректировки в расписание вносятся по причине введения новой должности;
- сверху прописывается полное название организации, номер и дата приказа;
- последний абзац основного текста должен содержать ФИО лица, контролирующего исполнение приказа;
- внизу расписывается директор или уполномоченное должностное лицо, согласующую роспись может поставить главбух или начальник кадровой службы.
Все приказы, имеющие отношение к штатному расписанию, являются общими по всей компании.
Документу можно задать специальный индекс (например, «ШР»), чтобы ограничить доступ к личным сведениям сотрудников и хранить в отдельной папке.
- Директор по продажам (оклад – 100000 рублей) – 1 штатная единица;
- Тренер по продажам (оклад – 50000 рублей) – 1 штатная единица».
Пример документа:
Изменение штатного расписания
Штатное расписание – документ, состоящий из десяти граф и являющийся приложением к приказу, на основании которого он утвержден. Если изменения незначительные (например, введение одной-двух должностей), переделывать весь приказ не нужно.
При значительных корректировках (открытие нового отдела или подразделения) лучше переработать всю форму сразу, т. е. составить новое расписание. Этот документ вступает в силу с конкретной даты, на основании приказа об утверждении расписания.
Согласно форме, регламентированной Госкомстатом, в документе обязательно указываются:
- названия отделов;
- наименования всех должностей;
- численность штата;
- размер , надбавок.
Должностные инструкции
Должностная инструкция составляется и утверждается для каждой должности, т. е. для неопределенного круга работников без указания ФИО.
Порядок написания инструкций нормативно-правовыми актами не установлен, следовательно, руководство самостоятельно решает, как их оформлять и корректировать.
Основная задача при составлении документа – разработать инструкцию, полностью охватывающую весь перечень должностных обязанностей и полномочий сотрудников с максимально четкой и точной формулировкой.
Разработка должностной инструкции осуществляется на основании:
- ТК РФ;
- Классификационного справочника должностей.
Документ оформляется на общем бланке компании.
К основным реквизитам относятся:
- название фирмы;
- наименование документа;
- дата с номером;
- место, где составлялся;
- заголовок;
- текстовое содержание;
- роспись руководителя;
- гриф утверждения.
Структура должностной инструкции:
- общие положения;
- функции работника;
- должностные обязанности;
- права сотрудника;
- ответственность;
- взаимоотношения внутри компании.
При введении новой должности для нее формируется и новая должностная инструкция для специалиста.
Трудовые договоры
Уменьшение или увеличение оклада, переименование должности и другие корректировки штатного расписания приводят к .
После издания приказа об изменении штатного расписания с работником заключается .
При трудоустройстве сотрудника на новую должность договор с ним заключается по общим правилам ТК РФ.
Если имеет место переименование должности, работодатель вносит соответствующие записи в .
Текущих работников уведомляют о предстоящих изменениях как минимум за два месяца.
Нужно ли уведомление центра занятости?
После введения новой должности возможны два варианта:
- поиск и найм на эту должность нового сотрудника;
- перевод на нее уже устроенного работника по допсоглашению (при этом старая вакансия исключается).
Если строго следовать одному из указанных алгоритмов, уведомлять службу занятости не нужно.
Сроки
Решение о создании новой структурной единицы или введении должностей принимается уполномоченным органом юрлица.
Набор сотрудников в компанию осуществляется не по необходимости, а в соответствии с локальными актами, определяющими и объем работ, и количество штатных единиц.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Количество работников изначально закрепляется в , которое в ходе осуществления хозяйственной деятельности может меняться в связи с производственными процессами и оптимизацией кадров в порядке, установленном законом.
Нормативная база
Штатное расписание является одним из локальных актовых, который издается в компании в качестве документа, определяющего организационную структуру, соподчиненность и наличие структурных подразделений, а также форму по каждой должности с учетом тарификации и надбавок.
Его наличие нужно подтверждать при проверке хозяйственной деятельности учреждения контролирующими органами.
На основании оговоренного документа труженики принимаются в компанию, переводятся и сокращаются, а также получают заработную плату, размер которой должен соответствовать и МРОТ и надбавкам за определенные условия труда. К примеру, ненормированный труд либо расширение зон обслуживания.
Сей документ имеет унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №1, которая рекомендована к применению во всем компаниях независимо от формы собственности, несмотря на то, что прямого указания об обязательном создании штатного расписания в нормативных документах РФ не содержится.
Однако в той же ст.15 ТК РФ сказано, что трудовые отношения возникают на основании локальных актов, в частности, штатного расписания. В ст.57 ТК РФ указано, что должность работника должна соответствовать наименованию, содержащемуся в оговоренном документе.
А в Инструкции по ведению книг о труде установлена обязанность по внесению записей в соответствии с тем же расписанием штата.
То есть документ должен быть создан в обязательном порядке, учитывая его применение во многих аспектах трудовой деятельности сторон.
Также следует отметить еще один факт.
С введением в действие ст.195.2 ТК РФ при формировании штатных расписаний, а также внесении изменений в документ применение профстандартов стало обязательным условием. Наименование должности должно соответствовать ЕТКС в случае, если условия труда отклоняются от нормальных и труженик будет претендовать на .
То есть наименование должности в штатном расписании должно полностью соответствовать профстандартам и ЕТКС, а тарифные ставки и размер надбавок не могут быть менее МРОТ, определенного законом РФ. Причем данное условие должно соблюдаться как при формировании штатного расписания на начальном этапе, так и при внесении изменений.
Причины и основания
Штатное расписание изначально формируется с учетом поставленных задач и имеющегося объема труда, что предопределяет численность штата, не говоря уже о наличии основных средств, из которых и формируется окладная система, в размере не ниже законодательной нормы.
Но ведь компании развиваются, реорганизовываются, сливаются или просто видоизменяются в виду расширения зон обслуживания либо изменения видов деятельности,. Это предопределяет увеличение либо уменьшение объема работ, а следовательно, и нехватку либо излишек определенных специалистов.
Также причиной внесения изменений в штатное расписание могут стать видоизменения тарифных ставок либо надбавок. В федеральное законодательство ежегодно вносятся поправки в МРОТ с учетом индексации, да и руководство компании в силу финансовых возможностей может увеличить размер оплаты труда в процентном соотношении к окладу.
А вот основанием для внесения изменений в расписание штата может служить бухгалтерская документация.
Те же отчеты о снижении прибыльности либо отсутствии поставок могут стать основанием для сокращения некоторых должностей. А докладная записка менеджера об увеличившемся объеме труда в связи с разработкой нового проекта может стать основанием для увеличения штата за счет приема нескольких специалистов.
Изменение должностей
В процессе осуществления хозяйственной деятельности некоторым работникам приходится исполнять не только свои обязанности, но и отсутствующих сотрудников, либо объем работы может увеличиться за счет выполнения некоторых поручений, которые ранее не были предусмотрены должностной инструкцией, но в них возникла необходимость.
К примеру, изначально сотрудница может быть принята секретарем, в обязанности которого входит прием почты, стенография писем и соответственно их написание, но впоследствии может возникнуть необходимость в организации конференций для всего коллектива, подготовка некоторых приказов, а также ряд других обязанностей, которые выходят за рамки обычного секретаря.
В этом случае выше оговоренная должность может быть переименована в помощника руководителя либо менеджера с увеличением оклада.
Внесение (добавление) новой должности
На начальном этапе любая компания имеет достаточно узкий спектр услуг в связи с отсутствием наработок и постоянных клиентов, но после нескольких лет труда учреждение может и расширить зону влияние путем претворения в жизнь новых проектов, что выльется в нехватку кадров, которые могли бы исполнять увеличившийся объем работы.
Именно в подобной ситуации и вносятся изменения в штатное расписание путем создания новых должностей и даже отделов, с определением окладов и надбавок, а также соподчиненности.
В связи с оптимизацией
Могут вноситься изменения в расписание штата и в связи с перераспределением обязанностей либо оптимизацией управленческой работы.
Допустим, в компании изначально может быть предусмотрен всего один заместитель директора, но впоследствии может возникнуть и необходимость во втором заместителе по финансовой либо хозяйственной части и с правом подписи. Но так как необходимого объема для полной ставки может быть не достаточно, начальника одного из отделов могут переименовать в заместителя с расширением зон обслуживания и увеличением оклада.
Также в штатное расписание может быть введена дополнительная штатная единица того же кассира, но только на 0,5 ставки в связи с увеличившимся объемом платежей, с которым счетовод может уже и не справляться. А так в порядке и работа будет выполнена, и работник вознагражден оплатой в размере полутора ставок.
При сокращении штата
Вносятся изменения в штатное расписание и при сокращении должностей, причем как вакантных, так и действующих. Предприятие может поменять оборудование, на обслуживание которого понадобиться меньшее количество персонала, либо компания может изменить направление экономической деятельности, в результате чего менеджеры будут сокращены, а вот штат бухгалтеров увеличен.
Могут сократить должности и в связи с реорганизацией либо слиянием двух компаний. Содержать четырех экономистов при объеме работы рассчитанной на две ставки вряд ли кто-то согласиться.
Переименование должности
В связи с нововведением новых норм в трудовое законодательство РФ, предусматривающих соблюдение профстандартов, а также соответствие наименований должностей Квалификационному справочнику, во многих компаниях возникла необходимость в переименования должностей.
Закон обязывает привести наименование должностей в соответствие с ЕТКС при наличии оснований для назначения досрочных пенсий. Рассчитывать на оговоренную гарантию труженики могут только в том случае, если в соответствии со штатным расписанием и отработают на определенной должности не менее 10 лет.
Также обязательными к соблюдению профстандарты являются и для государственных учреждений и для компаний, в которых 51% акций принадлежит РФ.
Изменение окладов
Как правило, размер оклада устанавливается в штатном расписании изначально, еще при создании компании, но ведь в процессе трудовой деятельности прибыль, а значит и финансовые возможности предприятия могут увеличиваться, как и объем труда. В связи с этим в окладную систему могут быть внесены изменения.
Также основанием для внесения изменений в оплату труда могут быть нормы федерального законодательства, предусматривающие увеличение минимального размера оплаты, который рассчитывается ежегодно с учетом потребительской корзины и инфляции.
То есть на основании закона, а именно ст.133 ТК РФ, установить оклад менее МРОТ работодатель не может. С следовательно, при внесении изменений в минимальный размер оклад тоже должен быть увеличен, что подразумевает внесение изменений в штатное расписание.
Изменение надбавок
В соответствии с нормами закона, доплаты производятся труженику в связи с выполнением непосредственных обязанностей в условиях, отклоняющихся от нормы автоматически при суммировании отработанных часов. А вот надбавки устанавливаются уже по желанию руководства с целью поощрения за ту же интенсивность труда либо ведения определенной работы.
К примеру, на предприятии может отсутствовать должность инженера по охране труда ввиду небольшой численности штата, но ведь работу по обеспечению безопасных условий вести надо. Поэтому одного из тружеников могут обязать выполнять оговоренные обязанности за дополнительное вознаграждение в процентном соотношении к окладу, с отражением в штатном расписании.
Особенности внесения изменений в штатное расписание
Штатное расписание является локальным документом, при принятии которого должна соблюдаться установленная законом процедура, подразумевающая издание определенного пакета документов, а в ряде случаев - и согласование с Профсоюзным комитетом.
Так, в порядке ст.135 ТК РФ в случае внесения изменений в систему оплаты труда штатное расписание принимается только с учетом мнения профсоюза. А при внесении изменений в наименование должностей - в сопровождении юриста, который обязан отслеживать соответствие наименования ЕТКС.
Пошаговая инструкция
В соответствии со ст.57 ТК РФ наименование должности является одним из обязательных условий договора о взаимном сотрудничестве, впрочем, как и размер оплаты труда. Поэтому при внесении изменений в оговоренные сведения в то же штатное расписание должны учитываться нормы ст.72 ТК РФ в соответствии с которыми внести изменения в договор возможно только по согласию сторон.
Также внесение изменений по инициативе руководства предприятия допускается и в порядке ст.74 ТК РФ, но только при соблюдении определенной процедуры, а именно, уведомления сотрудников о переименовании должности как минимум за два месяца.
То есть внесению изменений в расписание штата предшествует издание определенного пакета документов, который установлен законом.
Какими документами оформляется?
На начальном этапе оформляется служебная записка, в которой отражаются сведения, выступающие основанием для внесения изменений в штатное расписание.
К примеру, в связи с увеличением объема труда может быть предложено ввести дополнительные вакансии. А вот при снижении объема поставок может быть предложено и сократить некоторые должности.
Кстати, если вакансии заняты, то процедура оформления изменений в штатное расписание будет инициирована как минимум за два месяца, ведь сотрудников в порядке ст.74 ТК РФ нужно будет предупредить об изменениях и предоставить возможность согласиться либо отказаться.
Но если должности вакантны, двухмесячный срок не соблюдается и соответственно оговоренные штатные места можно сократить в любой момент.
Образец служебной записки представлен на нашем сайте:
Приказ (образец)На основании служебной записки, поданной на рассмотрение руководству предприятия, будет издан приказ, в котором будут отражены данные которые планируется изменить.
И опять же, если предстоит сокращение должностей, в приказе оговаривается несколько дополнительных условий - вручение уведомлений высвобождаемым сотрудникам, а также предложение других вакантных должностей.
С примером приказа можно ознакомиться ниже:
Изменения в документах сотрудников
Учитывая, что наименование должности присутствует практически во всех документах, оформляемых при приеме на работу, в оговоренные акты также вносятся изменения, основанием для которых служит .
Допсоглашение (пример)
К примеру, как внести изменения в трудовой договор? Только посредством издания к оговоренному документу, с образцом которого можно ознакомиться ниже.
Личная карточкаТакже изменения должны быть внесены и в личную карточку сотрудника, ведь при приеме в оговоренном документе указываются не только личные данные, но и занимаемая должность. Соответственно при переименовании вакансии изменения в личную карточку должны быть внесены в обязательном порядке.
Трудовая книжка
Вносятся изменения и в книгу о труде, но только в том случае, если видоизменяется наименование должности, а не размера оплаты труда.
Ведь запись о приеме на определенную должность в книгу о труде вносится, соответственно при изменении названия вносятся корректировки и в оговоренный документ с указанием номера приказа и даты его издания в порядке, определенном Инструкцией по заполнению книжек о труде.
Сколько раз в год и как часто допускаются новшества?
Количество внесения изменений в штатное расписание на законодательном уровне не установлено. Следовательно руководство предприятия может по своему усмотрению вносить изменения в оговоренный документ столько раз, сколько пожелает, но с учетом процедуры, оговоренной на законодательном уровне. При внесении изменений в наименование должности либо размер оклада действующего сотрудника она подразумевает двухмесячный срок уведомления.
Важные нюансы
Штатное расписание является локальным актом, который оформляется не только с учетом производственных процессов, но и федерального законодательства.
На основании ст.8 ТК РФ оговоренный акт не должен противоречить нормам ТК РФ, а также ухудшать положение тружеников.
То есть если дирекция учреждения установит в штатном расписании оклад ниже МРОТ, оговоренный документ в порядке ст.8 ТК РФ будет признан недействительным.
Нужно ли уведомлять и ознакомлять сотрудников?
В соответствии со ст.22 ТК РФ, руководство обязано знакомить сотрудников со всеми локальными актами, принятыми в компании и связанными с выполнением непосредственных обязанностей, причем не только при приеме, но и в процессе трудовой деятельности.
В случае внесении изменений в штатное расписание ознакомление всех сотрудников с оговоренным документом не обязательно, но только при условии, что изменения не отражаются на деятельности работника.
То есть если принято решение о введении нескольких должностей, никого ознакомлять не нужно, если же грядет сокращение, то с приказом о высвобождении должны быть ознакомлены сотрудники, подлежащие .
И конечно, если изменяется размер оплаты труда либо надбавок, уведомляются только те сотрудники, чей оклад подвергается изменению, причем с соблюдением процедуры, оговоренной в ст.74 ТК РФ.
Ответственность за неверно составленные документы
Учитывая, что не все кадровики знают, как правильно оформить внесение изменений в штатное расписание, возникают ошибки, которые ведут к нарушению прав тружеников, что в свою очередь чревато негативными последствиями.
Ст.5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за несоблюдение норм трудового законодательства - к примеру, в случае нарушения сроков уведомления о сокращении либо установлении оклада ниже МРОТ предусмотрены штрафные санкции до 50 тысяч рублей.
В случае же если были допущены ошибки при составлении приказов либо служебной записки, уровень ответственности будет зависеть от степени вреда.
Внесение изменений в штатное расписание можно считать хорошим инструментом регулирования и организационной структуры, и хозяйственной деятельности. Ведь посредством ведения в штат новых должностей можно и необходимый объем работ выполнить и прибыль повысить, а также приобрести специалистов, работоспособность которых будет повышаться вместе с окладом, отраженном в том же расписании штата.
Происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.
ФАЙЛЫ
Порядок внесения изменений
Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.
- Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
- После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
- Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
- Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.
Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.
Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.
Как часто можно вносить изменения в штатное расписание
Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.
Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.
А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.
Период вступления в действие измененного штатного расписания
Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.
В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.
За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.
Кто пишет приказ
Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.
Основание для приказа
В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:
- дать не неё ссылку,
- указав ее номер,
- дату составления,
- автора (должность и ФИО сотрудника).
Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.
Как правильно составить и оформить приказ
Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:
- наименование предприятия,
- номер и дату составления приказа,
- основание для него,
- полный список вносимых изменений.
Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).
Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.
