С сентября 2014 года вступают в силу изменения в ГК РФ. Одним из таких изменений стала необходимость нотариального удостоверения протокола. Многих людей данное изменение не устраивает. Возникает много вопросов, для чего это нужно, и как этого избежать. В данном материале мы попробуем разобраться с этой ситуацией.

Всем известно, что протокол решения общего собрания участников, учредителей общества (организации) является основным документом начиная с регистрации ООО , ЗАО или НКО, а также при внесении изменений в устав или регистрации изменений в ЕГРЮЛ. В новой редакция ГК РФ о протоколе в соответствии с п.3 ст. 67.1 ГК РФ, которая вступает в силу 1.09.2014 года, установлена обязанность нотариального удостоверения протокола общего собрания ООО. Так же в данном пункте предусмотрены условия, при которых невозможно обойтись без нотариуса. Итак, с сентября необходимо нотариально удостоверять принятие решений общим собранием участников и состав участников, которые присутствовали при принятии того или иного решения. На наш взгляд, нотариальное удостоверение протокола общего собрания является разумным решением.

Немного об уголовной ответственности:

Статьей 185.5 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за подделку протокола общего собрания. Максимальное наказание по данной статье 2 года лишения свободы. Теперь уголовная ответственность будет возникать не только по статье 195.5 УК РФ, но и по статье 327 УК РФ, а именно за подделку документов, штампом, печатей и бланков. Максимальное наказание по данной статье 4 года лишения свободы. Целесообразность нотариального удостоверения протокола общего собрания обуславливается тем, что человек, прежде чем его подделывать теперь будет задумываться о достаточно большом сроке лишения свободы за свои деяния по совокупности двух статей УК РФ. Достоверность протокола, который заверен нотариусом намного выше, нежели обычного протокола. Более того, достаточно просто проверить, подделан ли протокол, отправив соответствующий запрос нотариусу.

Если в компании идут корпоративные споры, то нотариальный протокол позволит не усугублять ситуацию. Ну и естественно, участники в любом случае имеют выбор. Они могут принять собственную процедуру подтверждения протокола, даже не внося при этом изменения в Устав. Нотариальный протокол - идеальный вариант для проблемных компаний. Однако, для стандартных ООО, в которых все замечательно, учредители в хороших отношениях, делить нечего, нотариальное удостоверение протокола является действительно лишней мерой. Соответственно надо попробовать найти пути ухода от данной процедуры.

Варианты протоколов без нотариального удостоверения

Гражданский кодекс все-таки предусматривает варианты, при которых можно не заверять нотариально протокол:

Подписание протокола всеми или частью участников;
Использование технических средств, которые позволяют достоверно установить факт общего принятия решения;
Другие способы, которые не противоречат ГК РФ.

Более того, ГК предусматривает варианты фиксирования способов удостоверения протокола. К таким вариантам относится:

Порядок удостоверения принят решением общего собрания единогласно;
Порядок удостоверения предусмотрен уставом.

Внесение изменений в устав в связи с изменением способа подтверждения решения и состава участников не требует единогласного принятия решения. Достаточно простого большинства голосов. Однако, первое время лучше единогласно принимать решения, так как некоторые сотрудники ФНС по-своему трактуют те или иные законодательные нормы. Решение общего собрания, которое не требует внесения изменений в устав, должно быть принято единогласно всеми участниками общества, а не только участниками собрания.

Встает закономерный вопрос – что делать, если по каким-то причинам участники не имеют желания вносить в устав изменения, а при этом нет возможности собрать всех их на собрании. Тут тоже имеется выход. Необходимо принять такое решение отдельным протоколом, который будет принят единогласно всеми участниками, но при этом выбрать иной способ удостоверения. Подписание всеми участниками протокола Решением или Уставом можно зафиксировать обязанность подписывать протокол всеми участниками общества или общего собрания. Сделать это можно под протоколом либо на отдельном листе, который подшивается к протоколу для того, чтобы избежать потери. Подписание частью участников протокола Уставом или Решением могут быть предусмотрены лица, которые должны подтверждать протокол. Это могут быть секретарь и председатель ОС, участник общества, имеющий большую долю в уставном капитале по сравнению с иными участниками, участник общества, которому больше всех доверяют иные участники, участники общества в сумме, владеющие больше 50% доли в уставном капитале.

Использование технических средств

Наиболее популярными средствами, которые позволяют установить факт принятия того или иного решения, являются аудио и видеозапись общего собрания. Тут можно использовать совершенно различные средства, например видео регистратор автомобиля. Именно на нем сохраняется изображения, звук, дата и время записи. Однако, можно применить и просто диктофон, мобильный телефон, видеокамеру, даже фотоаппарат, имеющий функцию записи видео. Следует быть осторожным, так как некоторые суды не принимают копию записи, а только оригинал в качестве доказательства. Оригиналом будет являться карта памяти. Если же Ваше техническое устройство не предусматривает наличия такой карты, то доказательством будет само устройство.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что существует 4 основных способа удостоверения протокола, если Вы не хотите обращаться к нотариусу:

Подписание протокола или отдельного листа всеми участниками.
Подписание частью участников.
Аудиозапись общего собрания.
Видеозапись общего собрания.

Зафиксировать выбранный способ можно в уставе, в каждом отдельном протоколе, принятием решения на общем собрании с подачей последующей ссылки на данное решение. Какой способ лучше решать только Вам. Однако, помните, что если у Вас в компании практикуются жаркие споры или имеются конфликты, то все же лучше будет протокол заверить нотариально.

Очередное и внеочередное собрание

При регистрации общества обязательным документом, указанным в перечне, который предоставляется регистрирующему органу, является решение общего собрания участников ООО.

Ст. 34 закона об ООО требует ежегодного проведения собраний, на которых рассматриваются годовые результаты работы компании. Данная статья регламентирует также сроки их проведения — не раньше 2 и не позже 4 месяцев после того, как окончился финансовый год. Конкретные сроки устанавливаются в уставе.

Допустимо также внеочередное собрание участников: когда необходимо срочно решить определенный вопрос, входящий в компетенцию данного органа. Правом инициировать общее собрание обладают:

исполнительные органы (директор, совет директоров);
участники, владеющие более чем 10%-ной долей;
аудитор, ревизор.

Учредители могут вносить свои корректировки в повестку дня предстоящего собрания и предлагать для рассмотрения дополнительные вопросы за 15 дней до его проведения.

Если компания имеет одного учредителя, то требования ст. 36 о порядке созыва собрания на него не распространяются, поскольку все решения он принимает единолично.

Уведомление о собрании

Порядок, в котором необходимо действовать для того, чтобы созвать собрание, прописан в положениях ст. 36 закона об ООО. Основными являются следующие действия:

Оповестить каждого участника о запланированном собрании. Оповещение проводится посредством уведомления, которое необходимо направить за 30 дней до намеченного собрания.
Оповестить каждого участника при внесении в повестку дня изменений — за 10 дней до проведения собрания.
Предоставить учредителям информацию и материалы к предстоящему собранию согласно повестке дня.

ВАЖНО! Устав компании может предусматривать другие, сокращенные сроки уведомления учредителей (п. 4 ст. 36 закона об ООО).

Требования к оформлению и отправке уведомления:

уведомление должно содержать информацию о месте и времени запланированного собрания, а также вопросах, вынесенных на повестку дня;
вручение организуется способом, указанным в уставе общества, либо, если устав молчит о таковом, заказным письмом на содержащийся в списке участников адрес;
если планируется нотариальное удостоверение принятых решений (ч. 3 ст. 17 закона об ООО), необходим дополнительный экземпляр уведомления — для представления впоследствии нотариусу.

Скачать образец уведомления о предстоящем собрании можно по ссылке: .

Скачать образец уведомления об изменении повестки дня предстоящего собрания можно по ссылке: Уведомление об изменении повестки дня собрания участников ООО - образец .

Форма протокола и требования к его составлению

Требования к протоколу общего собрания участников ООО устанавливает ст. 181.2 ГК РФ. В соответствии с ее положениями в этом корпоративном документе должны указываться:

дата и место, где проходит собрание;
время проведения;
информация о лицах, которые принимают в нем участие;
вопросы, которые вынесены на повестку дня;
результаты голосования по каждому из них;
информация о лицах, которые подсчитывали голоса;
информация о тех, кто голосовал против и потребовал занесения этих данных в протокол.

Образец протокола собрания участников ОООсодержит несколько частей:

Заголовок. Документ начинается со слов «Протокол №», далее следует название компании, дата и время проведения собрания, а также место, где оно проходит.
Вводная часть. Содержит сведения об учредителях, председательствующем и секретаре собрания.
Повестка дня. Перечисляются вопросы, которые предложены к рассмотрению. Они располагаются в списке по степени их важности.
Главная часть. Формируется по каждому вопросу повестки дня из 4 блоков: «Слушали», «Выступили», «Голосовали», «Решили». Необходимо указать инициалы и должности докладчиков, а также коротко отразить суть их выступлений.
Заключение. Содержит подписи секретаря и председательствующего, а в некоторых случаях всех учредителей.

Нумерация и книга протоколов

Согласно положениям п. 6 ст. 37 закона об ООО исполнительный орган компании должен организовать ведение протокола во время собрания. Протоколы всех собраний подшиваются в книгу.

Участники общества также имеют возможность потребовать выписку из протокола, которую готовит исполнительный орган.

Согласно сложившимся правилам делопроизводства документы, которые издаются органами управления компании, регистрируются для того, чтобы упростить их идентификацию. С этой целью осуществляется нумерация протоколов общего собрания участников ООО.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Законодательство требований об обязательной нумерации протоколов не содержит.

Поскольку дата проведения собрания и его индекс (номер) являются главными идентифицирующими признаками любого документа, их целесообразно ставить и на протоколах.

Как оформляется решение или протокол собрания, кто подписывает эти документы и проводит заверение

Закон об ООО не содержит требований относительно формы составления и порядка, в котором оформляются протоколы, а также не определяет, кто подписывает протокол общего собрания участников ООО.

Общие правила, в соответствии с которыми заверяются протоколы, устанавливает п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Согласно положениям данной статьи заверяют протокол общего собрания участников ООО председательствующий и секретарь, который вел его на протяжении собрания.

Если протокол составлен с нарушением требований, предусмотренных законом, и при этом кто-либо из участников не согласен с его содержанием, существует риск признания принятых на собрании решений недействительными (подп. 4 п. 1 ст. 181 ГК РФ).

Удостоверение протокола

Законом от 05.05.14 № 99-ФЗ внесены изменения в ГК РФ, которые коснулись порядка удостоверения решений собственников с 01.09.2014. Начиная с этого момента в соответствии с п. 3 ст. 67.1 ГК РФ состав присутствовавших учредителей и непосредственно факт принятия решения удостоверяет нотариус, для чего проводится удостоверение протокола общего собрания участников ООО.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Положения п. 3 ст. 67.1 ГК РФ позволяют обойтись без нотариального удостоверения в том случае, если иные способы заверения закреплены в уставе.

Например, в уставе можно предусмотреть следующие способы удостоверения:

подписание протокола всеми учредителями, которые принимали участие в собрании;
видеозапись (носитель записи) — должна быть приложена к протоколу.

Если устав не содержит таких положений, учредители могут рассмотреть вопрос о ненотариальном удостоверении протокола непосредственно на собрании (постановление АС ЦО от 05.02.2016 по делу № А36-3633/2015). Условия легитимности такового решения:

вопрос включен в повестку дня;
решение принимается единогласно всеми участниками общества, т. е. все участники присутствуют на собрании и голосуют за предложенный способ ненотариального удостоверения.

Таким образом, если решение общего собрания участников ООО, образецкоторого мы представили, составлено неправильно или не удостоверено, как предписывает закон, это может доставить учредителям определенные проблемы и стать основанием для его отмены. Последствиями, к которым приводят дефекты в протоколе, могут стать отказы регистрирующего органа и длительные судебные разбирательства. Особенно остро это ощущается при наличии корпоративных конфликтов.

Собрания жильцов многоквартирных домов требуют тщательного протоколирования, так как последнее сопровождается оформлением официального документа, в котором указаны не только дата проведения собрания, но и результаты, к которым оно привело. Единого образца, как он должен оформляться, нет, поэтому протокол общего собрания собственников у каждого собрания может выглядеть по-разному.

Нотариальное заверение протоколов общего собрания необходимо, ведь является подтверждением законности последнего. Нотариус обязан заверять каждый протокол собрания в случае, если другого способа не предусмотрено статутом МКД или если такой способ единогласно одобрен всеми членами собрания.

Протокол общего собрания: особенности оформления

Протокол общего собрания должен содержать не только заслушанные положения и решения, которые были приняты, но также время и дату его проведения, количество участников, которые его посетили, также он фиксирует результаты голосования по отдельным вопросам, которые выносились на обсуждение.

Протоколы общих собраний собственников содержат такие реквизиты:

полное наименование;
достоверная дата и персональный номер регистрации, который ему присваивает нотариус;
указание времени и места составления протокола общего собрания;
заголовок;
основное содержание протокола;
место непосредственного хранения протокола и все решения, которые были вынесены ОСС во время обсуждения насущных проблем;
приложения к протоколу, если таковые имеются;
подписи.

Заверение общего собрания: нюансы

Согласно законодательным нормам, к составленному протоколу должен прилагаться полный реестр участников, которые на нем собрались, для создания полной картины происходящего. Им перед собранием обязательно вручаются повестки о предстоящем событии, одинарный образец которых также должен быть прикреплен к документу. Одним из важных моментов является фиксация в документе точного механизма передачи копий протокола собраний в специальные органы управления.

Нотариальное заверение протокола общего собрания: вводная часть

Заверение протоколов общего собрания не является очень сложным. Под регистрационным номером во вводной части скрывается обычный порядковый номер собрания, которое проводилось в текущем году.

Что касается места проведения собрания, то в этой графе может быть указано как непосредственное место собрания всех собственников или акционеров, так и точный адрес, на который отсылались их личные письменные решения по общим вопросам.

Нотариальное заверение протокола общего собрания предполагает наличие во вступительной его части таких положений:

Обозначение инициатора ОСС – это может быть как юридическое, так и физическое лицо. Чтобы подтвердить все написанное, в тексте следует указать полное наименование для первого варианта и ФИО – для второго.
Общие сведения о председателе собрания, секретаре, заполнявшем протокол, а также о лицах, которые непосредственно принимали участие в обсуждениях и голосованиях.
Наличие общего числа собственников.
Количество проголосовавших на собрании.
Повестка дня, ради которой и было созвано собрание.

Протокол общего собрания собственников и приложения к нему

Что включает в себя основной раздел протокола? Это непосредственно повестка дня, в которой размещены все разделы обсуждений между собственниками, вопросы, которые поднимались. Они оформляются в пронумерованном порядке по мере их подачи на всеобщее обсуждение.

Для каждой выделенной части протокола есть общий принцип оформления – она вписывается во множественном числе, от имени всех участвовавших в нем акционеров. В ней указывается, что слушали на собрании, что решили и что постановили – с полным описанием того, что именно было решено и сделано.

Нотариальное заверение протоколов общего собрания предусматривает наличие реестров собственников, полных списков присутствовавших членов, результатов общего голосования, перечня доверенностей и документов, которые были оформлены во время собрания.

Нотариальное заверение протокола общего собрания акционеров

Напомним, что протоколы общих собраний не подлежат фальсификации – это карается лишением свободы на срок от двух лет по статье УК – и это лишь по одной статье. Суммарно же человек может получить срок заключения до 6 лет. С целью предотвращения подобных случаев заверение общего собрания нотариусом в виде письменного протокола является гарантией честного и максимально прозрачного сотрудничества, взаимодействия между акционерами.

Это поможет в будущем не только легко подтвердить реальность проведенного собрания и принятых на нем решений, но также проверить достоверность предыдущих собраний. Для этого достаточно обратиться к нотариусу, который оформляет нотариальное заверение протокола общего собрания акционеров.

Также это нововведение в оформлении документации актуально для сборов акционеров корпораций, в которых есть споры по ведущим вопросам деятельности компании. Заверение протоколов общего собрания поможет избежать в будущем неприятных эксцессов и взаимных претензий.

С первого сентября 2014г. все юридические лица должны подтверждать принятие решения общим собранием участников/акционеров. В зависимости от вида юрлица законодателем определены способы такого подтверждения.

Способы подтверждения решения, принятого Общим собранием участников / акционеров

Эти изменения направлены на защиту прав акционеров / участников общества при принятии наиболее важных управленческих решений в организации, отнесенных к компетенции Общего собрания, т.к. наличие стороннего наблюдателя или технической возможности фиксации состава участника и способа принятия ими решений, позволит предотвратить или разрешить множество корпоративных споров (наиболее распространенными из которых и являются вопросы о кворуме при принятии решений и голосовании по тем или иным вопросам).

Предлагаем подробнее рассмотреть способы предложенные законодателем для осуществления подтверждения принятия решения и состава участников присутствующих при этом.

Для акционерных обществ «опций» всего две - нотариус или реестродержатель, ведущий реестр акционеров.

1) Подтверждение реестродержателем.

Исходя из формулировки статьи 67.1 ГК РФ следует, что представитель реестродержателя должен фактически присутствовать при проведении Общего собрания акционеров, при этом на Собрании могут обсуждаться проблемы, связанные с коммерческой тайной, распределение дивидендов, иные конфиденциальные вопросы. Возникает вопрос, каким образом будет обеспечиваться и кем контролироваться сохранность этих сведений полученных посторонним для компании лицом? Какова ответственность реестродержателя в случае разглашения его сотрудниками таких сведений?

Конечно, эти вопросы необходимо урегулировать в договоре с реестродержателем, поскольку Приказом ФСФР России от 23.12.2010 г. № 10-77/пз-н «Об утверждении Положения о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг» они не определены. Однако обсуждение вопросов повестки дня перед посторонним лицом в любом случае дискомфортно, ведь формальная ответственность не компенсирует убытки от разглашения коммерческой тайны. Возможно целесообразно утвердить порядок проведения собрания при котором: реестродержатель присутствует только при регистрации акционеров в начале собрания, и в конце собрания при голосовании. А при обсуждении бизнес идей, коммерческих проектов, ноу-хау представитель реестродержателя будет удаляться, т.к. его функции при этом не требуются.

Немаловажный вопрос связан со стоимостью и фактической возможностью присутствия представителя реестродержателя на собрании, особенно в период массового проведения годовых собраний акционеров, проводящихся во втором квартале года.

Стоимость услуг будет варьироваться в зависимости от реестродержателя, но в среднем составляет около 5000 руб., не считая транспортных затрат по доставке сотрудника реестродержателя к месту проведения собрания акционеров.

2) Нотариальное удостоверение.

Этим способом могут воспользоваться непубличные АО и ООО.

Уже разработано Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии (Письмо ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3).

В соответствии с ним нотариусу предварительно подается заявление установленной этим же документом формы, уведомления/сообщения о созыве собрания с указанием повестки дня собрания. Нотариус должен присутствовать на собрании лично (собрание может быть проведено непосредственно в нотариальной конторе), фиксируя присутствие лиц и принятие решения.

После собрания нотариусом выдается Свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его принятии.

Учитывая, что ООО является наиболее распространенной организационно-правовой формой юрлиц в РФ, то возникает вопрос не появиться ли у нотариусов очередь на привлечение их к присутствию на Общих собраниях, да стоимость таких услуг будет весьма значительна (учитывая, что в это время никакие иные нотариальные действия проводиться не могут). Сейчас у нотариусов возникают затруднения при оказании такой услуги, так как практика еще не сложилась и у нотариусов отсутствует понимание процедуры ее осуществления.

Для ООО в Уставе могут содержаться альтернативные способы удостоверения, перейдем к рассмотрению их особенностей.

3) Подписание протокола общего собрания участниками Общества.

При всей кажущейся, на первый взгляд, простоте этого способа, в нем есть и подводные камни.

Во - первых, возможность его применения прямо должна быть зафиксирована в Уставе либо единогласно принятом решении Общего собрания участников. Если фиксировать этот способ в единогласном решении участников Общего собрания участников, то нужно это делать при каждом Общем собрании или достаточно одного раза с указанием, что и «впредь так будет»? Пока нет каких-либо официальных разъяснений по этому вопросу и судебной практики, то представляется возможным, трактовать это как необходимость принять один раз единогласно Решение Общего собрания об определении порядка подтверждения состава участников и порядка принятия решений Общего собрания, распространив его действие на будущее.

Во - вторых, единогласное одобрение решения о способе фиксации состава участников и порядка принятия решения может быть затруднительно, если участники находятся в конфронтации: достаточно неявки или отказа от подписания одного из них такого решения, чтобы лишить решение Собрания по основному вопросу легитимности, даже если для кворума и принятия решения достаточно голосов. Как следствие - необходимость приглашать на Общее собрание нотариуса, а это связано с дополнительными затратами.

В - третьих, введена возможность подписания не всеми участниками Общего собрания, а их частью. Каким образом определяется состав участников, которые будут подписывать решение, законодатель не уточнил.

Считаем, что подписание частью участников возможно предусмотреть Уставом или Решением о выборе способа подтверждения принятия решений Общим собранием участников, например:

подписание всеми, участникам, присутствующими при принятии решения;
подписание определенными участниками с указанием их паспортных данных (однако если кто-либо из них не явился или на очередном собрании не захотел подписать, однако необходимое количество голосов для принятия решения получено, то возникает необходимость проводить следующее собрание и, возможно, рассмотреть вопрос о приглашении на следующее собрание нотариуса);
подписание участниками голосовавшими «за» принятие решения;
подписание участником, владеющим более 50% голосов (как обладателя контрольного пакета);
подписание председателем и секретарем Общего собрания (но этот способ навряд ли, применим при количестве участников более трех, т.к. велика вероятность злоупотреблений, ввиду того, что председатель Общего собрания и секретарь избираются на каждом собрании заново, но иногда он может быть весьма полезен).

4) Последний из способов, предусмотренных законом, - фиксация техническими средствами.

Законодательно не разъясняется, каким образом должна осуществляться фиксация и кто ее должен делать. Значит и определение вида, способа (аудиозапись, видеозапись), порядка хранения оригинала записи, выдача ее копий остается на усмотрение самих участников и должно устанавливаться уставом. Можно предложить создать отдельный раздел в Уставе с подробным описанием: кто и каким образом такую фиксацию осуществляет и где будет находиться оригинал записи, а также ответственность за его утрату.

5) Можно избрать и иные способы, зафиксировав их в Уставе.

Возможно в скором времени получит распространение голосование с использованием электронно-цифровой подписи.

Сделав список открытым, законодатель оставил возможность для каких-либо способов технической фиксации, нам пока неизвестных, но которые в получат широкое распространение в будущем. Единственное, что их использование нужно описать в Уставе или Решении о выборе их как способа подтверждения принятия решения.

Подводя итоги, можно сказать, что внесение подобной нормы дополнительно поможет защитить права партнеров по бизнесу, поскольку присутствие нотариуса или реестродержателя становится определенной гарантией осуществления участниками своих прав по управлению организацией. Вместе с тем такие нововведения налагают дополнительные обременения на участников и акционеров и в некотором смысле ставят в зависимость от «занятости» нотариусов и реестродержателей, не говоря уже о дополнительных затратах на приглашение такого специалиста.

Закон не требует приведения в соответствие с ним Уставов действующих юридических лиц. Но если порядок подтверждения состава и принятия решений в ООО в нем не описан, прийдется на каждое собрание приглашать нотариуса либо подписать единогласно решение об избрании другого способа подтверждения факта принятия решения и состава присутствующих при этом участников, что может быть весьма сложно осуществимо на практике.

Другое